Delegowanie zadań – umiejętność, której warto się nauczyć

Masz wrażenie, że Twoja doba robi się za krótka, aby móc wykonać wszystkie zaplanowane działania? Twoja codzienna lista zadań cały czas rozrasta się niczym grzyby po deszczu?

To uczucie jest znane chyba nam wszystkim. I to bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorczynią, czy managerką projektu, czy mamą na urlopie wychowawczym. Bierzemy na siebie coraz więcej obowiązków, zapominając przy tym, że przecież możemy poprosić o pomoc innych.

Tak! Wystarczy tylko pożegnać błędne przekonanie, że wszystko potrafisz zrobić najlepiej, a przekazanie innym zadań to oznaka słabości. Takie myślenie to tylko niepotrzebna presja, którą same sobie często narzucamy.

Skupię się dziś na jednej z poruszonych wyżej kwestii, mianowicie delegowaniu zadań w biznesie, ale pamiętaj, że te zasady możesz zastosować na co dzień również w innych obszarach zawodowych… i prywatnych.

Delegowanie zadań w biznesie

To oczywiste bowiem, że prowadzenie własnego biznesu oznacza niekończącą się listę zadań „to do”. Jest więc jasne, że jako przedsiębiorczyni wolisz przeznaczyć swój czas na działania przynoszące zyski, niż utknąć na czynnościach, które nie przynoszą bezpośredniego dochodu. Dla przykładu: prowadzisz lokalny salon fryzjerski – korzystne będzie dla Ciebie obsłużenie jak największej ilości klientek i wyczarowanie na ich głowach pięknej fryzury, niż czasochłonne prowadzenie profili w mediach społecznościowych. W tej sytuacji wirtualne delegowanie zadań to najlepsze rozwiązanie.

Długa kolejka nieprzeczytanych wiadomości e-mail czeka na odpowiedź? Przygotowanie oferty, uzupełnienie jej, zrobienie grafiki, wystawienie faktury, umówienie spotkań. Te rzeczy nie zrobią się same, ale możesz je przekazać.

I tu właśnie wkracza wirtualna asystentka – istna superbohaterka drugiego planu, która wykona za Ciebie wszystkie te zadania, na które nie masz najzwyczajniej ani czasu… ani ochoty. I masz do tego pełne prawo!

Delegowanie zadań – poznaj korzyści

Delegowanie zdań to coraz popularniejsza forma wspierania rozwoju biznesów. Dzięki niej zyskasz:

• oszczędność czasu – to chyba najważniejsza korzyść, którą możesz osiągnąć. Przekazując zadanie do wykonania, np. wirtualnej asystentce, odzyskujesz przestrzeń na priorytetowe działania Twojej firmy. Nie musisz martwić się o rzeczy, które są konieczne, jednak nie mają bezpośredniego przełożenia na rozwój Twojej działalności. Nie musisz wykonywać zadań, których po prostu nie umiesz robić… lub nie lubisz. Umówmy się – możesz świetnie znać się na pozyskiwaniu nowych klientów, ale niekoniecznie musisz umieć wysyłać newsletter. Zaoszczędzony czas możesz także w końcu przeznaczyć na odpoczynek lub czas z rodziną. Wybór należy do Ciebie!
  
  
• oszczędność pieniędzy – to kolejna korzyść, którą ponadto bardzo łatwo jest oszacować. Delegowanie zadań wirtualnej asystentce to realna oszczędność dla Twojej firmy. Nie zatrudniasz pracownika etatowego, dzięki temu oszczędzasz na kosztach. Ponadto, delegując zadania, płacisz jedynie za realny czas poświęcony na wykonanie danego zadania.

Twoja firma rozwija się, a Ty zyskujesz kompetentne wsparcie i odzyskujesz spokojną głowę. Brzmi świetnie, prawda?

Jak delegować zadania?

Pamiętaj, że delegowanie zadań, nie tylko wirtualnej asystentce, to proces, do którego należy się odpowiednio przygotować. Tylko wtedy może przynieść oczekiwane rezultaty?

Jak zatem delegować zadania? Poniżej podzielę się z Tobą moimi sprawdzonymi sposobami:

1.      Sprecyzuj obszar, w którym potrzebujesz wsparcia

Wybór zadań, które możesz oddelegować wirtualnej asystentce, to klucz do sukcesu. Zrób listę zadań, które wymagają Twojego udziału i których nie możesz przekazać. Wszystkie pozostałe, które można wykonać zdalnie – oddeleguj.

2.      Wprowadź w procedury

Nawet jeśli nie posiadasz specjalnie opracowanych i spisanych procedur, to pewnie zdążyłaś już wyrobić sobie pewne schematy działania. Podziel się nimi z wirtualną asystentką lub znajdź czas na spokojne wdrożenie asystentki w specyfikę Twojej działalności. Rzeczy, które dla Ciebie wydają się oczywiste, niekoniecznie są takie dla osób z zewnątrz.

3.      Zastosuj metodę małych kroków

To ważny punkt pomyślnej współpracy. Delegowanie zacznij od małych zadań. W ten sposób pozwolisz wirtualnej asystentce na przystosowanie się do Twojego sposobu pracy. Ponadto będziesz mogła przekonać się, czy dana współpraca Ci odpowiada. Gdy już przekonasz się, że przebiega ona bez zarzutów, to czas na poszerzenie zakresu obowiązków.

4.      Określ cel, oczekiwany efekt oraz termin

To pomocne wytyczne, które z pewnością ułatwią wirtualnej asystentce wykonanie zadania. Ty najlepiej znasz swój biznes, a otwarta komunikacja i jasne określenie oczekiwań względem efektów, pomogą uniknąć zbędnych rozczarowań! Pamiętaj też, żeby dawać informację zwrotną.

5.      Zaufaj

Decydując się na współpracę z wirtualną asystentką, musisz nauczyć się zaufania. To fundament relacji między Wami. Zapraszając do swojego wirtualnego zespołu asystentkę, polegasz na jej kompetencjach. Nie kontroluj więc jej działań, tylko pozwól dobrze wykonywać jej pracę. Uwierz, że jej też zależy na jak najlepszych efektach.

Wspieranie każdego biznesu w jego rozwoju wymaga czasu i zaangażowania. Pomimo że delegowanie zadań wcale nie jest łatwą czynnością, to jednak warto nauczyć się tej metody. Umiejętność delegowania jest bowiem kluczowym czynnikiem rozwoju każdego przedsiębiorstwa i zwiększania jego produktywności. Przekonaj się sama, ile możesz zyskać, przekazując część swoich obowiązków zaufanej wirtualnej asystentce.

Z pozdrowieniami,

Justyna Dawidzik

absolwentka filologii polskiej, copywriterka, wirtualna asystentka, właścicielka firmy Oddeleguj To

Życiowe motto: „Jest tylko jedna rzecz, która sprawia, że marzenie jest niemożliwe do osiągnięcia: strach przed porażką” Paulo Coelho

we współpracy z firmą Rozwiń skrzydła – doradztwo zawodowe i szkolenia w ramach projektu Inspiracja jest kobietą! 🙂

Wspólnie dziękujemy za Twój czas i uprzejmie prosimy o:

• zostawienie swojego komentarza, łapki, abyśmy wiedziały, że nie piszemy „do szuflady”, że będziesz chciała do nas wpadać, że to co proponujemy jest Tobie również bliskie,
• odwiedzenie nas na Instagramie i Facebooku, aby poznawać nas i naszą pracę jeszcze bliżej,
• podanie dalej, aby inne osoby dowiedziały się o tym, co Ciebie poruszyło, zastanowiło, zaskoczyło czy wzbogaciło i również miały szansę z tego skorzystać.

Z uściskami,
Ania 🙂