6 sposobów na organizację pracy zdalnej

Praca zdalna polegająca na wykonywaniu zadań zawodowych poza stacjonarnym biurem stała się obecnie jednym z najważniejszych trendów. Elastyczny model pracy doceniają kobiety, które pragną łączyć rozwój zawodowy z życiem rodzinnym. Dobra organizacja pracy zdalnej jest więc kluczowym elementem sukcesu w wielu branżach, a jej skuteczne zarządzanie wymaga odpowiedniego podejścia i narzędzi. W tym artykule omówię sposoby efektywnej organizacji pracy zdalnej, dzięki którym nauczysz się zarządzania i unikniesz niechcianych błędów.

Predyspozycje do pracy typu homeoffice

Powiedzmy sobie szczerze – nie wszystkie z nas mają predyspozycje do wykonywania pracy, która wymaga doskonałej samodyscypliny i nastawienia na cel. Tu nie ma szefa, który codziennie kontroluje efekty Twojej pracy  W wielu zawodach wykonywanych zdalnie, również w przypadku wirtualnej asysty, dobrze jest więc posiadać ściśle określone cechy charakteru. A są nimi:

1. Bardzo dobra organizacja pracy – bez tej umiejętności szybko zaczniesz gubić się w gąszczu zleconych Ci zadań. Dlatego organizacja pracy, która pozwala na wywiązanie się z powierzonych zadań, jest cenioną umiejętnością. Pamiętaj, że to Ty ustalasz sobie harmonogram dnia. Weź więc pod uwagę ilość zadań do wykonania oraz czas, którym dysponujesz.
   
2. Terminowość – dotrzymywanie terminów to podstawa udanej współpracy. Ustalony termin przekazania efektów pracy musi zostać dotrzymany. Podczas współpracy bądź w regularnym kontakcie z zespołem lub klientem, jednak dla własnej wygody ustal czas swojej dostępności.
   
3. Asertywność – to cecha, która przydaje się nie tylko w odniesieniu zawodowym, ale także prywatnym. Naucz się jasnej komunikacji i wytłumacz bliskim, na czym dokładnie polega charakter Twojej pracy. Ustal także z pozostałymi domownikami, że w tym czasie nie zajmujesz się obowiązkami domowymi. Uwierz mi, to jest możliwe!
   

Organizacja pracy zdalnej

Jak w takim razie zorganizować sobie pracę w zaciszu domowym, aby efektywnie dowieźć zaplanowane zadania? Na podstawie własnego doświadczenia w pracy wirtualnej asystentki podzielę się z Tobą kilkoma kluczowymi zasadami organizacji pracy w trybie home office.

Odpowiednie miejsce do pracy

Niezwykle ważne jest, aby stworzyć dedykowane miejsce pracy w domu. Najlepiej, żeby nie była to sypialnia –  może to być oddzielne biuro, wydzielona przestrzeń w pokoju lub nawet stolik w cichej części mieszkania. Kluczowe jest jednak, aby to miejsce było czyste, dobrze zorganizowane i pozbawione rozpraszających elementów, ponieważ praca w źle przygotowanych warunkach nie jest efektywna. Warto również zadbać o ergonomiczne ustawienie mebli i sprzętu, aby zapewnić wygodę i zdrowie podczas pracy. Pamiętaj, że wyznaczona przestrzeń aktywności zawodowej pozwala na wypracowanie rytuału zakończenia pracy. Zamknij laptopa lub wyłącz komputer, schowaj narzędzia – dzięki temu dasz sygnał do mózgu, by swobodnie mógł przejść w tryb odpoczynku.

Określ harmonogram pracy

Uwierz mi, ustalone godziny pracy pomagają w organizacji całego dnia. Warto więc wyznaczyć je już na samym początku i działać wedle ustalonego planu. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ w home office łatwo popaść w pułapkę braku wyraźnego podziału między czasem pracy a czasem prywatnym. I choć to kusząca wizja, to jednak nie polecam pracy w piżamie, leżąc w łóżku. To z pewnością nie pobudzi Twojej kreatywności. Zamiast tego  zacznij od śniadania! Spróbuj także ubrać się nieco bardziej formalnie i zrobić makijaż – być może poczujesz się bardziej profesjonalnie i szybko wejdziesz w tryb aktywności umysłowej. Nie popadaj jednak w skrajność – nie musi być to koszula i spodnie na kant 😉. Pamiętaj, że trzymając się ustalonego harmonogramu, będziesz bardziej skoncentrowana i produktywna.

Eliminuj rozpraszacze

Bo choć wydawać mogłoby się, że praca zdalna jest łatwa i przyjemna, to jednak należy pamiętać, że w pracy typu home office czeka wiele zagrożeń i trudności. Największe z nich to oczywiście pokusa robienia rzeczy, które nie są związane z zaplanowanymi zadaniami. A my kobiety, możemy mieć z tym duży problem! Domowe otoczenie może bowiem skutecznie oderwać nas od pracy: zawsze znajdzie się coś, co można posprzątać, a do drzwi może zapukać kurier z wyczekiwaną paczką.

Dlatego ważne jest, aby wyeliminować wszelkie rozpraszacze, które mogą utrudniać skupienie się na pracy. Wyłącz telewizor oraz powiadomienia w telefonie, ustal z rodziną godziny swojej niedostępności, a pralkę z praniem nastawiaj tylko i wyłącznie po skończonej pracy 😉.

Komunikuj się z zespołem lub klientami

Regularna komunikacja z zespołem lub klientami jest kluczowa w pracy zdalnej. Ułatwieniem mogą być narzędzia do komunikacji online, takie jak e-maile, komunikatory, programy do wideokonferencji. Dzięki temu utrzymasz stały kontakt ze współpracownikami, omówisz postępy projektów, wymienisz się informacjami oraz rozwiążesz ewentualne problemy. Komunikacja online pozwala także na uniknięcie poczucia izolacji, które często towarzyszy pracy zdalnej,

Ustal cele i priorytety

To absolutna podstawa działania. Określ sobie krótkoterminowe cele i zadania na dany dzień. Sporządź listę priorytetów i skup się na najważniejszych zadaniach. Wykorzystaj w tym celu zwykły notes 😉 – na początek to wystarczy. Takie rozwiązanie pomoże Ci utrzymać koncentrację oraz efektywność w pracy. Nie zapominaj także o celach długoterminowych, które warto sobie zaplanować w dłuższym czasie, np. w półroczu. Regularne monitorowanie postępów i wykreślanie zrealizowanych zadań daje poczucie satysfakcji i motywuje do dalszego działania. W dalszym etapie przydatne mogą być narzędzia do monitorowania postępów pracy, które ułatwiają ocenę osiągniętych wyników. Takie programy pomagają w utrzymaniu transparentności i efektywności, zwłaszcza w zawodzie wirtualnej asystentki, gdzie najpopularniejszym sposobem rozliczania są roboczogodziny.

Zadbaj o zdrowie i samopoczucie

Praca w trybie home office jest wymagająca nie tylko dla zdrowia fizycznego, ale także psychicznego. Koniecznie wprowadź więc przerwę pomiędzy zadaniami i pamiętaj o regularnym wstawaniu od biurka, rozciąganiu się oraz wykonywaniu ćwiczeń. Niezwykle ważnym aspektem w pracy zdalnej jest work-life balace. Dlatego po pracy znajdź także czas na relaks, spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi oraz oddanie się hobby. O tym, jak zadbać o balans między życiem osobistym a pracą, przeczytasz we wpisie “Jak znaleźć w życiu równowagę”: https://rozwinskrzydla.edu.pl/2023/03/02/jak-znalezc-w-zyciu-rownowage/.

Zarządzanie czasem pracy – podsumowanie

Organizacja pracy własnej to umiejętność, która może okazać się dla wielu kobiet sporym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli pracujesz z domu, w którym zawsze jest coś do posprzątania… Jednak z odpowiednimi zasadami i dyscypliną możesz odciąć się od rozpraszaczy i osiągnąć wysoką efektywność. Pamiętaj, że praca zdalna daje ogrom możliwości i korzyści, takie jak swoboda pracy z każdego miejsca na świecie, elastyczność godzin pracy oraz oszczędność czasu i kosztów dojazdu. Aby jednak w pełni wykorzystać potencjał pracy home office, warto stosować się do zasad ułatwiających dobrą organizację. W przeciwnym razie lista Twoich zadań do zrobienia będzie się powiększać, a Twoja efektywność maleć. A tego chyba nie chcesz, prawda?

Z pozdrowieniami,

Justyna Dawidzik

absolwentka filologii polskiej, copywriterka, wirtualna asystentka, właścicielka firmy Oddeleguj To

Życiowe motto: „Jest tylko jedna rzecz, która sprawia, że marzenie jest niemożliwe do osiągnięcia: strach przed porażką” Paulo Coelho

we współpracy z firmą Rozwiń skrzydła – doradztwo zawodowe i szkolenia w ramach projektu Inspiracja jest kobietą! 🙂

Wspólnie dziękujemy za Twój czas i uprzejmie prosimy o:

• zostawienie swojego komentarza, łapki, abyśmy wiedziały, że nie piszemy „do szuflady”, że będziesz chciała do nas wpadać, że to co proponujemy jest Tobie również bliskie,
• odwiedzenie nas na Instagramie i Facebooku, aby poznawać nas i naszą pracę jeszcze bliżej,
• podanie dalej, aby inne osoby dowiedziały się o tym, co Ciebie poruszyło, zastanowiło, zaskoczyło czy wzbogaciło i również miały szansę z tego skorzystać.

Z uściskami,
Ania 🙂